Financiële stromen
Informatie over geldstromen, tarieven en wijze van verrekenen
Kies Op Maat kent op het vlak van de financiering twee uitgangspunten:
- Studenten zullen niet extra financieel belast worden wanneer ze via Kies Op Maat onderwijs elders volgen;
- Het geld volgt de student.
Voor dit eerste uitgangspunt zijn wel uitzonderingen.
- de deeltijdstudent die een voltijdsmodule wil volgen, zal het verschil tussen deeltijds- en voltijdscollegegeld bij de gastinstelling moeten betalen.
- studenten die vanuit een tweede inschrijving een minor volgen via Kies Op Maat, kunnen soms geconfronteerd worden met extra kosten. Hier is het belangrijk om voorafgaand aan het volgen van de minor na te gaan welke afspraken er liggen tussen de gastinstelling en de eigen instelling
- studenten die komen van niet-deelnemende instellingen, vanuit het buitenland of vanuit particuliere instellingen dienen zelf afspraken te maken met de instelling waar ze belangstelling voor hebben.
De afspraken die hier kort worden weergegeven zijn gemaakt door, en worden bewaakt binnen de stuurgroep van Kies Op Maat. Alleen de stuurgroep van Kies Op Maat heeft het recht om in bijzondere gevallen van deze afspraken af te wijken.
Studenten worden niet extra belast
Studenten hoeven geen extra kosten te maken voor het volgen van onderwijs elders. Instellingen zullen alleen dan extra kosten in rekening brengen, wanneer ze die kosten ook aan de eigen studenten doorberekenen. Te denken valt dan aan excursiekosten, specifieke apparatuur of andere niet-reguliere voorzieningen.
Het geld volgt de student
De instellingen die participeren in Kies Op Maat verrekenen onderling de netto-kosten die het gevolg zijn van de mobiliteit van studenten. Op basis van een administratie die gevoerd wordt door elke instelling worden één of twee keer per jaar rekeningen gestuurd naar de overige deelnemende instellingen.
De basis van de verrekening vormt het aantal door studenten afgeronde ECs, wanneer dit overeenkomst met de in de leerovereenkomst vermelde ECs. Alleen de geheel afgeronde ECs in het betreffende studiejaar worden verrekend, conform de omvang die is vermeld in de leeerovereenkomst. Verrekening vindt alleen plaats wanneer een gewaarmerkt bewijs van het eindresultaat van de module beschikbaar is gesteld.
Tariefstelling
Als onderdeel van het convenant tussen de deelnemende instellingen is een tarief vastgesteld van 75 Euro per werkelijk behaalde EC. Dit bedrag kan jaarlijks worden bijgesteld door de stuurgroep; het bijgestelde tarief geldt dan voor het cursusjaar dat volgt op de datum van bijstelling.
Monitoring voor verrekening
Teneinde de instellingen in staat te stellen over en weer rekeningen te sturen naar aanleiding van de netto-afgeronde EC's wordt vanuit Kies Op Maat een informatiesysteem aangeboden waarin de instellingen de eigen administratie kunnen ondersteunen. Het informatiesysteem heeft als doel de stroom van netto-EC's vast te leggen ten behoeve van:
Teneinde de instellingen in staat te stellen over en weer rekeningen te sturen naar aanleiding van de netto-afgeronde EC's wordt vanuit Kies Op Maat een informatiesysteem aangeboden waarin de instellingen de eigen administratie kunnen ondersteunen. Het informatiesysteem heeft als doel de stroom van netto-EC's vast te leggen ten behoeve van:
- De ad-hoc monitoring van de stroom van inschrijvingen over en weer door de instellingen en door het exploitatieteam;
- Het aanmaken van rekeningen aan het eind van een studiejaar.
Vanuit Kies Op Maat wordt de aanwezige informatie beschikbaar gesteld die relevant is voor het verrekeningsproces zoals een kopie van de aangemaakte leerovereenkomst en de noodzakelijke moduleinformatie. Alleen de direct betrokken instellingen weten echter welke inschrijvingen daadwerkelijk plaatsvinden en welke studenten daadwerkelijk een module afgerond hebben, dus alleen de instellingen kunnen de wezenlijke gegevens van de centrale administratie onderhouden.
In het monitoring systeem wordt op basis van elke uitgedraaide leerovereenkomst een monitorrecord aangemaakt met informatie over:
- de betrokken thuis- en gastinstelling;
- de gekozen module bij de gastinstelling inclusief het aantal EC's;
- de beschikbare informatie van de student (naam en studentnummer);
- een kopie van de leerovereenkomst.
De gastinstelling maakt op basis van deze gegevens een eigen record aan zodra de student daadwerkelijk inschrijft. Hier wordt een scan van de door de drie partijenen ondertekende leerovereenkomst aan toegevoegd. Na het aftronden van de module wordt het aantal behaalde EC ingevoerd, alsmede de datum van afronding.
De gegevens zijn zodanig beveiligd dat alleen de gastinstelling de gegevens kan wijzigen. Beide instellingen kunnen de gegevens, behorend bij de rol als gast- of thuisinstelling raadplegen en krijgen daartoe een view op de informatie in dit monitoringsysteem. De thuisinstelling kan zien wie elders studeert en de gastinstelling wie van andere instellingen bij deze instelling studeert.
Naast deze monitorgegevens dienen de gastinstellingen bij elke behaalde module ook de bewijsstukken (certificaten of anderszins) van de behaalde modules aan de thuisinstelling beschikbaar te stellen.
In september en in mei van elk jaar kunnen op basis van deze informatie over en weer rekeningen gestuurd worden over het afgelopen studiejaar c.q. het afgelopen semester.
De gegevens zijn zodanig beveiligd dat alleen de gastinstelling de gegevens kan wijzigen. Beide instellingen kunnen de gegevens, behorend bij de rol als gast- of thuisinstelling raadplegen en krijgen daartoe een view op de informatie in dit monitoringsysteem. De thuisinstelling kan zien wie elders studeert en de gastinstelling wie van andere instellingen bij deze instelling studeert.
Naast deze monitorgegevens dienen de gastinstellingen bij elke behaalde module ook de bewijsstukken (certificaten of anderszins) van de behaalde modules aan de thuisinstelling beschikbaar te stellen.
In september en in mei van elk jaar kunnen op basis van deze informatie over en weer rekeningen gestuurd worden over het afgelopen studiejaar c.q. het afgelopen semester.