Proces
Van invoeren tot evalueren
Het hele proces van het beschikbaarstellen van informatie tot uiteindelijk het succesvol afronden van een vak of minor aan een andere instelling is opgedeeld in een aantal stappen die hieronder beschreven worden.
- Aanmelding en inbedding van een instelling
Een instelling die onderwijs wil aanbieden via Kies Op Maat kan zich melden via info@kiesopmaat.nl. Op centraal niveau wordt een convenant ondertekend waarin onder meer afspraken worden gemaakt over:
- verrekening;
- kwaliteitszorg;
- leerovereenkomst;
- dienstverlening aan studenten.
Vervolgens stelt men binnen de instelling een contactpersoon aan die verantwoordelijk is voor de centrale coördinatie: deze persoon ziet toe op de correcte uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst en bewaakt de kwaliteit van de informatie vanuit de instelling. Tevens voert de contactpersoon de basisinformatie van de instelling in, inclusief die van de faculteiten, opleidingen, locaties etc. De contactpersoon vervult in de verdere samenwerking een spilfunctie voor de informatieoverdracht tussen de aanbiedende instelling, Kies Op Maat, administratie en de gastinstelling. - Invoeren van vak-en minorinformatie
Na de basisinformatie van de instelling, kan de vak- en minorinformatie ingevoerd worden. Hiervoor is een eenvoudig invoersjabloon beschikbaar. De informatiestructuur van dit sjabloon is gebaseerd op de Europese ECTS-afspraken en getoetst bij een breed samengestelde resonansgroep. Essentieel hierbij is dat de geboden informatie voldoende aanknopingspunten biedt (bijvoorbeeld rooster, periode, contacturen, inschrijfinformatie, leerdoelen etc.) om besluiten door op te baseren. Dit geldt voor zowel de student als voor de thuis- en gastinstelling. Aanvullend zijn er in dit sjabloon velden waarop de aanbiedende instelling achtergrondinformatie en aanvullende eisen kan publiceren. - Bewaken van de kwaliteit
De gastinstelling draagt de verantwoordelijkheid voor de inhoud van en de organisatie rond (het aanbieden van) het eigen onderwijs. Afspraken hierover zijn te vinden bij "Kwaliteitszorg". - Kiezen van vak of minor
Op www.kiesopmaat.nl kan men zich uitgebreid oriënteren met behulp van diverse zoek- en bladerfuncties (thema, locatie, instelling etc). Bij de zoekresultaten staat naast het vak, de uiterste inschrijfdatum, het instituut en het aantal studiepunten (EC) aangegeven. Er is een uitgebreide beschrijving van ieder vak en minor. Vervolgens kan men zich via de link "Alle inschrijfinformatie voor dit vak" aanmelden - Registratie
Bij aanmelding dient de student zich eerst te registreren. Hiermee krijgt hij toegang tot een eigen deel waar alle gekozen minoren zichtbaar worden. Bij verdere aanmelding resulteert deze registratie in een leerovereenkomst.
Binnen de applicatie vindt men ook aan het vak gerelateerde informatie zoals overige vakken van de docent en gerelateerde thema's etc. Ook biedt deze pagina de student de gelegenheid om achteraf informatie voor evaluatiedoeleinden in te voeren. - Aan de gang met de leerovereenkomst
De leerovereenkomst moet ondertekend worden door drie partijen: de eigen (thuisinstelling) van de student, de instelling die het vak geeft (gastinstelling) en de student zelf. Hiermee geven de instellingen aan dat de betreffende student het vak kan volgen. Daarna pas vindt de feitelijke inschrijving plaats en zal de gastinstelling acties ondernemen om de student toegang te geven tot de noodzakelijke voorzieningen.
Meer gedetailleerde informatie is te vinden op de pagina Leerovereenkomst. - Inschrijving in de gastinstelling
In de bijlage van de leerovereenkomst onder het kopje "Contact" is beschreven wanneer, hoe en waar de student zich in kan schrijven voor het gekozen vak. Voor die stappen is de student zelf verantwoordelijk.
Een aantal adviezen:
- Stuur bij inschrijfformulieren altijd een kopie van de leerovereenkomst mee;
- Controleer zelf of de inschrijving correct is verlopen;
- Neem voortijdig contact op met de contactpersoon van de gastinstelling (zie bijlage) om te controleren of hij ook toegang heeft tot de noodzakelijke studievoorzieningen (toegang tot campus, netwerk, bibliotheek etc);
- Check of de gastinstelling een afwijkend studentenreglement heeft. De student wordt geacht zich te gedragen als een 'eigen student' van de gastinstelling.
- Afronding in de thuisinstelling
De thuisinstelling bewaart het door de student overhandigde exemplaar van de leerovereenkomst en bewaart dit in het dossier van de student bij zijn opleidingsadministratie. - Uitwisselen van informatie
Zowel tijdens als na de studie zullen de instellingen behoefte hebben aan het uitwisselen van informatie over de voortgang en de administratieve processen. Om die reden maakt alle relevante contactinformatie deel uit van de leerovereenkomst.
- Inhoudelijk
De inhoudelijke voortgang kan direct naar de eigen opleiding van de student worden doorgegeven. Indien de student over een eigen portfolio-systeem beschikt, kan dit instrument hiervoor ingezet worden. - Administratief
De rapportages van de studentvolgsystemen van de gastinstelling worden gehanteerd om de thuisinstelling op dit terrein te informeren. - Financieel
Er vindt verrekening plaats van de kosten na uitwisseling van de relevante informatie en volgens de afspraken die tussen de instellingen zijn gemaakt (zie ook bij Financiële stromen).
- Inhoudelijk